Bienvenue sur WebEchange

Afin que ce service puisse fonctionner, celui-ci doit stocker des informations sur les fichiers, qui peut y accéder, et les actions effectuées. Les fichiers sont automatiquement supprimés du système et de la base de données après un certain temps. Cette page vous permet de voir pendant combien de temps ces informations sont stockées sur cette installation.

Veuillez noter que lorsqu'un dépôt est supprimé, tous les fichiers liés ainsi que les copies des emails envoyés seront aussi supprimés.

Protection des données à caractère personnel

Afin de proposer ce service de stockage et de partage de fichiers, la CAVM collecte des données à caractère personnel sur les utilisateurs. A ce titre, elle agit en qualité de responsable de traitement, au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) du 27 avril 2016.

L’utilisation du service de stockage et de partage de fichiers génère notamment des traces de connexion : adresse IP, date et heure de la connexion et identifiant unique attribué par le système Sont également stockés : les expéditeurs et destinataires des fichiers, les noms des fichiers, les actions des utilisateurs (Mise en ligne d’un fichier, téléchargement d’un fichier, accès aux dépôts) associées à leurs dates et heures. Ces traces de connexion sont des données à caractère personnel qui identifient l’utilisateur, et doivent être conservées par la CAVM pour une durée de UN (1) an, à compter de leur génération, afin de répondre aux obligations légales en vigueur et notamment au décret du 2 mars 2006 imposant la conservation des données de communication électronique.

L’ensemble des données à caractère personnel sont obligatoires afin d’utiliser ce service de stockage et de partage de fichiers, et seront traitées uniquement à cette fin et pour répondre aux obligations légales de conservation qui s’imposent à la CAVM. Elles ne seront accessibles qu’aux services compétent au sein de la CAVM, et pourront être communiquées aux autorités judiciaires sur leur demande.

Conformément à la législation en vigueur, et notamment à la loi informatique et libertés modifiée du 6 janvier 1978 ainsi qu’au Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016, vous bénéficiez des droits d’accéder à vos données à caractère personnel, d’en demander la rectification ou la portabilité, de vous opposer à leur traitement si vous justifiez d’un motif légitime, ou encore de demander la limitation de leur traitement. Pour exercer vos droits, ou en cas de question sur l’utilisation de vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter la CAVM ou le Stade du Hainaut par voie postale à l’adresse suivante : à l’attention du DPO, 2 Place de l’Hôpital Général, 59300 VALENCIENNES, ou par courrier électronique : dpo@valenciennes-metropole.fr. Si vous souhaitez en savoir plus sur vos droits ou si vous estimez nos réponses insuffisantes, vous avez la possibilité de déposer une réclamation sur le site de la CNIL : www.cnil.fr.

Nombre de jours de rétention de l'information

Valeur	Description
10	Durée de vie maximale en jours d'un dépôt
10	Si un transfert échoue, il vous ai offert la possibilité de remonter cette erreur directement via cette interface. Ce rapport sera supprimé du serveur après ce nombre de jours.
30	Nombre de jours de rétention des emails envoyés
0	Une invitation expirée est supprimée après ce nombre de jours
31	Nombre de jours de rétention de l'audit des actions effectuées.

Utilisation de WebEchange

Sommaire:

I) Envoyer des fichiers

II) Voir ses dépôts et repousser la date d'expiration d'un fichier

III) Créer un dépôt invité

I) Envoyer des fichiers

Pour envoyer des fichiers, rendez-vous dans l'onglet "Envoyer un fichier".

Etape 1: Cliquez sur ce bouton pour sélectionner les fichiers que vous souhaitez envoyer. Vous pouvez aussi les glisser-déposer plus haut.
Etape 2: Ici, vous devez entrer le ou les adresses mails des personnes à qui vous voulez envoyer vos fichiers, ainsi qu'optionnellement le sujet et le message du mail. Pour plus de sécurité, vous pouvez également mettre un mot de passe pour accéder à vos fichiers.
Etape 3: Vous pouvez modifier ici la date d'expiration de votre dépôt. Une fois la date expirée, le fichier ne sera plus disponible et sera supprimé. Vous pouvez aussi obtenir directement un lien de téléchargement au lieu d'envoyer un mail en cochant la case "Obtenir un lien". D'autres options sont également disponibles en cliquant sur "Paramètres avancés".
Etape 4: Cliquez sur "Envoyer" pour envoyer vos fichiers. Un mail sera automatiquement envoyé aux destinataires, vous n'aurez donc plus rien à faire, sauf si vous avez sélectionné l'option "Obtenir un lien".

II) Voir ses dépôts et repousser la date d'expiration d'un fichier

Pour voir vos dépôts et les modifier, rendez-vous dans l'onglet "Mes fichiers".

En haut, vous pouvez voir vos fichiers encore disponibles.

En bas, vous trouverez les fichiers que vous avez déposé mais qui ne sont plus disponibles.

Depuis cette page, vous pouvez effectuer les actions suivantes:

1: Supprimer votre dépôt. Les fichiers ne seront donc plus disponibles au téléchargement.
2: Etendre la date d'expiration du dépôt de 10 jours. Le dépôt sera alors disponible 10 jours de plus.
3: Ajouter un destinataire.
4: Envoyer un mail de rappel aux destinataires.
5: Voir tout ce qu'il s'est passé sur votre dépôt depuis sa création.

III) Créer un dépôt invité

Vous avez la possibilité de créer des dépôts invités. Cela envoi un lien à une personne ne disposant pas d'un accès à WebEchange d'y déposer un fichier et de vous l'envoyer.

Pour cela, rendez-vous dans la page "Invitation".

Etape 1: Ici, vous devez entrer le ou les adresses mails des personnes à qui vous voulez envoyer votre invitation. Vous pouvez ajouter un sujet et un message au mail qui sera envoyé.
Etape 2: Vous devez ici définir la date d'expiration du dépôt invité. Par défaut, le dépôt n'est valable qu'une seule fois, ce qui veut dire qu'une fois qu'un fichier sera déposé, l'invitation ne sera plus disponible. Décochez cette option si vous souhaitez que le dépôt puisse servir plusieurs fois. "Le fichier ne peut être envoyé qu'à moi" signifie que tout fichier déposé sera envoyé à vous, et personne d'autre. Décochez cette case si vous souhaitez que votre destinataire puisse envoyer son fichier déposé à d'autres personnes.
Etape 3: Cliquez sur "Envoyer l'invitation" une fois tout cela fait pour envoyer votre invitation. Un mail sera automatiquement envoyé aux destinataires, vous n'aurez donc plus rien à faire, sauf si vous avez sélectionné l'option "Obtenir un lien".

En bas de la page, vous pourrez voir vos invitations et accéder aux fichiers que les invités ont déposés pour vous.